Adjoint administratif principal - 32625

Description de poste

Description

• Fournir une orientation et un soutien administratif.
• Assurer l’efficacité du suivi du déroulement des procédures et des processus.
• Traiter directement les questions confidentielles, dans la correspondance, les demandes de renseignements téléphoniques, etc.
• Gérer toute la correspondance interne et externe, et y répondre au besoin, de la façon appropriée.
• Coordonner les réunions sur place et à l’extérieur : réserver les salles de conférence, préparer les avis de convocation, réserver les vols et l’hébergement, etc.
• Préparer, coordonner et distribuer les documents des réunions, comme l’ordre du jour, les rapports, etc.
• Gérer le calendrier (Outlook) au quotidien et modifier l’horaire de manière proactive en fonction des priorités.
• Préparer au besoin des présentations PowerPoint, des feuilles de calcul, des graphiques et des rapports.
• Créer et tenir à jour des listes et des tableurs de coordonnées.
• Remplir des rapports de dépenses.
• Gérer les congés annuels et l’assiduité du groupe, au besoin. 
• Assurer la surveillance du budget du service et fournir des mises à jour à ce sujet.
• Tenir les dossiers à jour avec précision et les classer.
• Contribuer à la réalisation de projets spéciaux, selon les besoins.
• Assurer un suivi proactif auprès des membres de l’équipe pour veiller à ce que tous les livrables soient terminés à temps.
• Effectuer d’autres tâches, le cas échéant.

Qualifications

• Au moins un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent, et plus de cinq années d’expérience dans le soutien administratif à des cadres supérieurs.
• Connaissance approfondie et maîtrise des outils informatiques, notamment Word, Excel et PowerPoint.
• Excellent sens de l’organisation : planification, établissement des priorités et gestion à l’aide des systèmes.
• Excellentes habiletés pour la communication.
• Excellentes habiletés pour les relations interpersonnelles : résolution de problèmes, souci du client et accessibilité.
• Sens aigu de la diplomatie, discrétion, maturité professionnelle et discernement.
• Habileté à exécuter des tâches multiples en ne négligeant jamais la qualité.
• Orientation client avérée et habileté à travailler avec des clients de divers niveaux.
• Habileté à bien travailler sous pression tout en gardant son sang-froid et à respecter les échéances, avec le minimum de supervision.
• Connaissance du secteur du transport aérien, un atout.
• Souplesse et volonté de faire des heures supplémentaires à l’occasion.
• Certains déplacements occasionnels pourraient être nécessaires. 

• Les candidats doivent avoir le droit de travailler dans le pays choisi au moment où un emploi leur est offert. Il incombe entièrement aux employés posant leur candidature d’obtenir les permis de travail, les visas ou toutes autres autorisations requises pour le poste.