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Adjoint administratif - Montréal - 20554

Lieu: Dorval, Québec,
Date de début d'affichage: 12 juin 2018
Date de fin d'affichage: 26 juin 2018

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Description de poste

Êtes-vous passionné par l'atteinte de nouveaux sommets, le travail d'équipe et le fait d'apporter une contribution significative? Vous voyez-vous comme membre important d'une société de premier plan? Si vous avez répondu oui à ces questions, sachez qu'Air Canada est à la recherche de personnes enthousiastes souhaitant se joindre à une équipe dynamique et variée dont les membres travaillent ensemble pour mener la croissance et l'essor du transporteur national du Canada.

Le titulaire assume des fonctions générales d'administration et de communication au jour le jour, afin de soutenir tous les employés Excellence en exploitation. Il fournit notamment un soutien administratif au premier directeur - Excellence en exploitation. Ses fonctions comprennent des tâches générales de réceptionniste ainsi que du travail de bureau et dans le cadre de projets. Le titulaire doit projeter une image professionnelle de la Société au cours des interactions en personne et par téléphone.
  • Répondre aux appels et les transférer aux membres du personnel appropriés.
  • Accueillir et aider les clients et les visiteurs.
  • Gérer la liste de distribution des cartes d'accès, des casiers, des écouteurs et des clés ainsi que les trousses destinées à tous les nouveaux employés.
  • Créer et modifier des documents en utilisant la suite Office de Microsoft, notamment PowerPoint, Excel et SharePoint.
  • Rédiger et diffuser des bulletins pour le personnel.
  • Accomplir les tâches administratives relatives notamment au courrier électronique, aux télécopies, aux photocopies, à l'organisation de réunions, aux événements à l'intention des employés, aux conférences et au classement.
  • Conserver les copies papier et électroniques, et tenir à jour le système de classement électronique.
  • Payer les factures et gérer les budgets ainsi que les réclamations liées aux notes de frais.
  • Récupérer et distribuer les colis de FedEx, UPS, et Airborne ainsi que le courrier interne.
  • Chercher, évaluer le prix et acheter les fournitures de bureau, au besoin.
  • Coordonner et tenir à jour les dossiers pour les bureaux du personnel, les téléphones, le stationnement, les cartes de crédit de l'entreprise et les clés de bureaux.
  • Organiser et coordonner des réunions et des conférences.
  • Tenir à jour et distribuer les horaires hebdomadaires du personnel.
  • Assister aux réunions et rédiger les procès-verbaux.
  • Coordonner les réservations pour les employés qui voyagent et gérer les exigences en matière d'hébergement.
  • Gérer les commandes pour la restauration dans les installations, au besoin, ainsi que les contrats relatifs aux distributeurs automatiques.
  • Apporter du soutien au personnel pour le travail assigné dans le cadre de projets.
  • Participer à l'élaboration de projets d'installations nouvelles en collaboration avec les Biens immobiliers et les unités d'entreprise visées.
  • Assurer un soutien auprès des supérieurs fonctionnels selon les besoins en ressources humaines (Centre Connex des Ressources humaines).
  • Vérifier, signer, chiffrer et traiter les factures pour l'Excellence en exploitation.
  • Participer à la préparation du budget annuel et à la gestion des budgets pour l'Excellence en exploitation.
  • Gérer les contrats de sécurité et tenir à jour les dossiers de sûreté.
  • Gérer les affaires des employés concernant les installations (p. ex. les casiers, les cartes d'accès, les transpondeurs des stationnements).


Compétences

  • Aptitudes démontrées pour la prise de décisions judicieuses dans des circonstances stressantes
  • Grand talent pour la communication, les relations interpersonnelles et l'organisation
  • Capacité reconnue pour assurer le leadership et l'orientation du personnel de manière professionnelle dans un environnement en constante évolution
  • Esprit d'entreprise très développé, bon jugement et sens aigu de l'initiative
  • Habileté à gérer des situations conflictuelles de manière professionnelle
  • Autonomie, conjuguée à une volonté d'instaurer le changement et de le gérer
  • Désir d'apprendre de nouvelles applications et méthodes de travail
  • Connaissance de diverses applications informatiques, y compris la suite Office de Microsoft


EXIGENCES LINGUISTIQUES

Bilinguisme (anglais et français).

Chez Air Canada, nous voulons aller plus loin en matière d'équité. Nous invitons tout particulièrement les Autochtones, les femmes, les personnes handicapées et les membres des groupes des minorités visibles à postuler.

Air Canada remercie tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
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