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Adjoint administratif - Montréal - 21738

Lieu: Dorval, Québec,
Date de début d'affichage: 5 déc. 2018
Date de fin d'affichage: 12 déc. 2018

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Description de poste

Êtes-vous passionné par l'atteinte de nouveaux sommets, le travail d'équipe et le fait d'apporter une contribution significative? Vous voyez-vous comme membre important d'une société de premier plan? Si vous avez répondu oui à ces questions, sachez qu'Air Canada est à la recherche de personnes enthousiastes souhaitant se joindre à une équipe dynamique et variée dont les membres travaillent ensemble pour mener la croissance et l'essor du transporteur national du Canada.


Le titulaire du poste fournit un soutien administratif à l'équipe Maintenance interfonctionnelle d'Air Canada. Le candidat idéal fait preuve d'un solide esprit d'équipe, applique des normes de travail très rigoureuses, possède des compétences de base en gestion de projets, est en mesure de mener plusieurs tâches de front et présente des habiletés exceptionnelles pour les relations interpersonnelles. Il assume diverses responsabilités liées à la production de rapports pour l'unité d'entreprise et relève du directeur - Maintenance des composants.

Rôle et responsabilités:
  • Fournir une orientation et un soutien administratif aux trois directeurs de Maintenance Air Canada.
  • Traiter les questions et les documents confidentiels en plus de gérer les projets, notamment la correspondance et les demandes de renseignements téléphoniques.
  • Gérer la correspondance assignée, interne et externe, et y répondre au besoin, de la façon appropriée.
  • Préparer des présentations PowerPoint, des feuilles de calcul, des graphiques et des rapports, selon ce qui est requis pour les projets de la haute direction et pour les réunions.
  • Assurer la liaison avec les fournisseurs et la haute direction.
  • Faire un suivi proactif auprès des membres de l'équipe pour s'assurer que tous les livrables sont terminés à temps.
  • Gérer tous les aspects liés aux ententes de services de recrutement des conseillers et employés contractuels et au renouvellement des contrats et s'occuper de la planification logistique liée aux mouvements d'employés.
  • Approuver, payer, vérifier et gérer les factures Ariba pour les notes de frais.
  • Gérer les approbations relatives aux services IMAC et aux technologies qui entraînent des coûts, approuver ou refuser au nom du chef de service.
  • Fournir les coûts, s'occuper de la sélection et de la coordination d'événements (dates, heures, gestion de l'ordre du jour, réservation, paiement et choix et quantité de nourriture) pour les réunions ou les conférences à l'externe ou à l'interne dans les hôtels ainsi que pour les réunions spéciales (au besoin)
  • Gérer les téléphones cellulaires des unités d'affaires; approuver ou refuser le surclassement, les modifications et tous les coûts de la direction associés avec le compte Rogers du Service en vol, les forfaits voyages, en plus d'être le seul à contester la facturation et à contrer toute utilisation excessive.
  • Coordonner les réunions sur place et à l'extérieur, c'est-à-dire réserver les salles de conférence, préparer les avis de convocation, réserver les vols et l'hébergement, etc.
  • Coordonner et approuver les coûts pour les événements de reconnaissance, pour les gâteaux, pour les départs à la retraite, pour les initiatives à l'échelle du réseau comme le congrès des techniciens d'entretien d'aéronef, planifier et se procurer des banderoles et des affiches, gérer la distribution, etc.
  • Préparer, coordonner et distribuer les documents des réunions comme l'ordre du jour, les rapports et les procès-verbaux.
  • Veiller au respect des normes et pratiques de l'entreprise et agir comme personne-ressource pour tous les employés de l'unité d'entreprise, par exemple les employés contractuels, les conseillers et les employés actifs.
  • Gérer l'emploi du temps quotidien (Outlook) et modifier l'horaire de manière proactive en fonction des priorités des trois directeurs.
  • Remplir des rapports de dépenses pour les directeurs en question.
  • Gérer les congés annuels et les présences du groupe, au besoin.
  • Gérer l'approvisionnement des fournitures de bureau pour l'unité d'entreprise.
  • Assurer la surveillance du budget du service et fournir les mises à jour connexes concernant les fournitures de bureau et la restauration.
  • Travailler en collaboration avec les employés pour mettre en place des voyages, pour établir, gérer et émettre des billets avec réservation pour la direction (J or Y) et des codes promotionnels, pour organiser des événements en lien avec la reconnaissance, les organismes de bienfaisance et les fournisseurs de voyages.
  • Tenir les dossiers à jour avec précision, et les classer.
  • Soutenir et remplacer d'autres adjoints administratifs de Maintenance Air Canada lors d'une absence ou d'un congé annuel.
  • Effectuer d'autres tâches, le cas échéant.


Compétences

  • Au moins un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent, et plus de cinq années d'expérience dans le soutien administratif à des cadres supérieurs Diplôme d'études collégiales en gestion, en
  • administration ou dans une autre discipline administrative, ou l'équivalent, un atout
  • Fortes compétences et très bonnes connaissances en informatique (p. ex. Word, Excel, PowerPoint)
  • Sens marqué de l'organisation : planification, établissement des priorités et gestion à l'aide des systèmes
  • Excellentes habiletés pour la communication
  • Excellentes habiletés pour les relations interpersonnelles : résolution de problèmes, souci du client, accessibilité
  • Sens aigu de la diplomatie, discrétion, maturité professionnelle et jugement
  • Aptitude à effectuer plusieurs tâches, sans sacrifier la qualité
  • Souci avéré du client et capacité à travailler avec des clients de divers niveaux
  • Habileté à bien travailler sous pression tout en gardant son sang-froid et à respecter les échéances, avec un minimum de supervision
  • Connaissance du secteur du transport aérien, un atout
  • Souplesse et disponibilité pour faire des heures supplémentaires à l'occasion
  • Certains déplacements occasionnels nécessaires


EXIGENCES LINGUISTIQUES

Bilinguisme (anglais et français).

Diversité et inclusion

Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l'inclusion et vise à créer un milieu de travail sain, accessible et gratifiant qui met en valeur la contribution unique de nos employés au succès de notre entreprise.

En tant qu'employeur qui garantit l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter d'un effectif varié et représentatif de nos clients et des communautés où nous vivons et offrons nos services.

Air Canada remercie tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
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