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Adjoint administratif principal - 28959

Lieu: DORVAL, QUÉBEC, CANADA
Date de début d'affichage: 11 mai 2022
Date de fin d'affichage: 20 mai 2022

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Description de poste

Description

Appartenir à Air Canada, c’est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l’avant-garde du transport aérien de passagers.

Relevant du directeur général – Audit et Services-conseils de l’entreprise, l’adjoint administratif principal occupe un rôle important de gestion des équipes, qui favorise le fonctionnement efficace du service en faisant ce qui suit :

  • Superviser les processus et systèmes internes de gestion des équipes, y compris l’administration de tous les sites et systèmes du service.
  • Élaborer et produire des rapports pour mesurer le rendement et la qualité des équipes.
  • Assurer la conformité aux politiques et procédures internes.
  • Travailler avec les équipes de Services de l’entreprise pour veiller à ce que les installations, la technologie et l’équipement soient adéquats.
  • Coordonner des événements et des réunions, et fournir du soutien administratif au service.

Principales fonctions et responsabilités :

Gestion d’équipe et production de rapports internes

  • Travailler avec le chef de service et l’équipe de direction pour recueillir, organiser et signaler les indicateurs internes de gestion des équipes et de rendement (organisation, données, visualisation).
  • Superviser l’administration du site intranet, des applications et outils de gestion d’équipe; élaborer une conception et une présentation fonctionnelles des sites en gérant l’accès des utilisateurs, en assurant le respect des procédures internes et l’intégrité globale de l’information et des données sous-jacentes (organisation, conformité interne, données des communications internes, gouvernance des données/accès aux données). 
  • Produire des rapports périodiques sur la gestion de l’équipe et du rendement, analyser les résultats et les communiquer à l’équipe de direction du service.
  • Surveiller les domaines de non-conformité interne et résoudre les problèmes avec les membres de l’équipe, au besoin.
  • Faire le suivi des dépenses du service et surveiller le budget.
  • Coordonner les réunions d’équipe, les ordres du jour et la planification.

Processus d’assurance de la qualité

  • Examiner et réviser les rapports externes pour s’assurer que la grammaire, le format et la présentation générale respectent les normes de service.
  • Élaborer et mettre en œuvre un sondage sur la qualité après la mobilisation du personnel auprès des clients internes, assurer la réalisation du sondage, analyser les résultats et les présenter au chef de service. 
  • Coordonner le processus interne d’examen de la qualité avec l’équipe de direction.

Soutien administratif 

  • Organiser des événements d’équipes et des campagnes de sensibilisation avec l’équipe de direction du service.
  • Coordonner les réunions sur place et à l’extérieur : réserver les salles de conférence, préparer les avis de convocation, réserver les vols et l’hébergement, etc.
  • Préparer et déposer des notes de frais au nom des membres de l’équipe. 
  • Gérer les fournitures de bureau et passer les commandes.
  • Aider à gérer les relations et les contrats avec les tiers.
  • Mettre sur pied et suivre un système de dépôt interne, en veillant à ce que tous les documents et dossiers importants du service soient organisés, protégés et conservés ou éliminés conformément aux lignes directrices de la Société en matière de conservation des données.

Qualifications

  • Au moins un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent avec 5+ années d’expérience variée en gestion administrative et de bureau.
  • Connaissance approfondie et maîtrise des outils informatiques, notamment Word, Excel et PowerPoint / expérience de l’analyse de données et des outils de visualisation, souhaitable. 
  • Sens marqué de l’organisation et de la discipline (travail efficace, de grande qualité et bien structuré).
  • Grand souci du détail.
  • Talent bien développé pour les relations interpersonnelles.
  • Sens aigu de la diplomatie, discrétion, maturité et jugement.
  • Bilinguisme à l’oral et à l’écrit (français et anglais).
  • Connaissance fonctionnelle d’une autre langue utilisée au sein du réseau d’Air Canada, un atout (espagnol, mandarin, arabe, autre).
Conditions d’emploi :
  • Les candidats doivent avoir le droit de travailler dans le pays choisi au moment où un emploi leur est offert. Il incombe entièrement aux employés posant leur candidature d’obtenir les permis de travail, les visas ou toutes autres autorisationsrequises pour le poste.
  • Vaccination contre la COVID-19 requise
Exigences Linguistiques

À compétences égales, la préférence sera accordée aux candidats bilingues.
 
Diversité et inclusion
 
Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l’inclusion et vise à créer un milieu de travail sain, accessible et gratifiant qui met en valeur la contribution unique de nos employés au succès de notre entreprise.
 
En tant qu'employeur qui garantit l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter d’un effectif varié et représentatif de nos clients et des communautés où nous vivons et offrons nos services.
 
Air Canada remercie tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
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